「居家上班」現今在歐美職場已經成了一種新趨勢，甚至是新常態。
這個概念相信大家不是第一次聽到，以往眾人對「在家工作」或「遠距工作」的印象是作為Freelancer才會碰到的事，一般來說，需要每天進辦公室的上班族不大可能會有這種「福利」，但是隨著時代演變和不可抗拒因素的影響（例如今年的新冠肺炎），我相信長期在家工作對世界各地的上班族來說，將不再是一個遙不可及的夢想。在英國邁入在家工作的第五個月，我整理出了六點幫助我從一個在家工作的新手變高手的訣竅。
◇ 創造「去上班」的儀式感
個人最喜歡的一個在家工作的優點是——不需要通勤！這點確實附帶了不少好處，既省錢又省時，但是反過來想，通勤的時間其實是一段很好的過渡期，可以讓自己脫離起床的昏睡感，將大腦開機並準備好進入工作狀態。省去這個環節後，在家工作的第一個需要建立起來的習慣就是，調整好自己的生理時鐘並建立起「上班」的儀式感。剛開始在家工作時，九點上班，我八點多才起床，迅速打理完自己吃個早餐就準備打開電腦，但是我的大腦其實還沒有完全準備好工作模式，時常要等到十點了我才覺得自己真正地清醒。觀察了自己的精神狀態起伏一陣子後，我調整了自己的生理時鐘，改成七點半起床，這之間我做的事情如下圖，透過這個儀式感的建立，九點時我就會有種「我準備好了」的感覺。
◇ 打造適合自己的工作空間
『辦公室』的存在有一個很大的意義是，讓員工能在企業特意打造的符合自己公司文化的環境內互相交流、成長，藉此達到培養企業向心力的目的。可以把辦公室想成是一個溫室，員工們是被栽培的植物，企業文化就像是溫室內的空氣和養分。如今，我們無法去辦公室工作，就必須在家中創造出一個適合自己工作的固定空間，最棒的一點是，在家就可以依照自己的喜好去妝點心目中的理想工作空間，而且這個工作空間最好是能在一個固定的點，才能讓習慣養成。推薦大家可以閱讀《原子習慣》這本書，裡面有談到一個觀點呼應我所提到的 ——習慣與圍繞著該行為的整個情境連結。
不過，受限於每個人狀況不同，我認為工作空間是隨時可以調整的，一方面是依個人情況去調整，另一方面是偶爾換個環境能產生新鮮感，某種程度上能提昇工作效率。以前當我還需要進辦公室上班時，我也時常會帶著電腦去公共空間或是樓下的咖啡店坐個一、兩個小時，這就像是一攤水若永不流動，水就會日漸混濁，人也是一樣，日復一日都重複同樣的動作，腦袋就容易變得遲鈍。
◇ 依照「精力」去安排工作事項
傳統的按照時段安排待辦事項的方法，可能無法發揮你的最大工作效率。
假設今天工作上我有五件事情必須完成，以往的思維可能是安排9-10點做A事情，10點-12點做B事情，以此填鴨時段下去排完所有事情，但是這種方式並沒有考慮到事情的複雜度與個人精力起伏，因此萬一前面的事項沒有準時完成，就會打亂接下來的工作順序。這樣安排工作只是將一天的行程理想化，並沒有多大的實質參考性，後來我接觸到了這個觀念—— “Creating your work schedule based on your energy pattern”，才發現自己以前安排待辦事項的方式是沒有效率的。
學習這個方法的一開始，可以先從觀察自己一天的精神起伏做起，你會有思路特別清晰（high-clarity period）的時段，這通常也是你精力最好（high-enery period）、產能最高的時段，適合用來處理複雜的事情；你會有無法專注的時候，做什麼都覺得有點煩心（restless period），這時候就適合處理比較瑣碎的事項；你會有疲累的時候（low-energy period），可能是接近一天的尾聲或剛解決一件繁複的事情，這時候可以回回信、做比較不緊急重要的事情。
◇ 一個時間點，專注於「一件事」
在一個時間點上，只專注做一件事情，隔絕其他會讓自己分心的事物，就能提高工作效率。會讓自己分心的事物，除了手機外，電腦上的信件提示、訊息提示其實遠比你有意識到的惱人，每當我在處理報表時，如果看到、聽到信件跟訊息的提示，總是會忍不住將目光飄向提示窗，若是訊息跟自己有關，就會進而點開提示窗，如此下去，自己的工作流程就時常被打斷，也直接地影響到工作效率。後來，每當我需要專注於一件事時，就會將音量調成0，不再看信件提示窗，也不會讓自己在不同task之間轉換（一下子做A事，一下子做B事），將生產力（Productivity）的三元素：時間（time）、精力（energy）與注意力（attention）集中在一件事情上，避免自己的大腦接受過多的刺激而疲乏，進而達到精確完成事項。
Do one thing at a time, and do well.
◇ 訂立一天明確的目標並讓團隊知道
如何遠距離管理好一個團隊或下屬們，相信是很多管理者需要學習的一課，因為在家工作的「透明度」遠比不上在辦公室，對一個下屬而言，相對的也難以讓自己的主管知道自己一天究竟做了什麼。把自己一天將要做的事情主動告知同事和主管，不僅讓主管清楚自己的工作事項，也是一種變相強迫、督促自己的概念。以我個人為例，我們團隊每天早上9點半固定有個catch up，類似於早會，氣氛比較輕鬆，主要是用來了解目前整個團隊的所有專案進度、待辦事情和每個人需要做的事，透過這個會議，每個人會知道自己和他人手上的事情有哪些，正因為別人知道我的待辦事項，隔天也需要回報進度，自己就會努力達成今日目標。
如果你是個人工作者，建議可以列出三到五個大目標作為一天的待辦清單，並且寫在明顯的地方，不斷地提示自己。很重要的一點是，不需要給自己過大的壓力逼使自己非得完成所有事情，有時候難免會遇到不可控的因素導致進度停滯，如果已經嘗試過所有辦法仍無法讓進度推前，那就放寬心吧，將它放到未來的待辦清單。
◇ 該休息時就100%斷線
在家工作很常碰到的一個困擾是，在工作時間結束與私人生活開始之間沒有明確的分野。因為工作與居家生活沒有一條明確的界線，大腦的上班模式很難一下子就關掉，不像以往在辦公室，只要一下班就可以跟「上班環境」脫鉤，也完全不用理會工作上的事情。剛開始在家上班的前兩個禮拜，我是坐在客廳工作，明明工作量沒有劇增，卻覺得工作時數更長了，後來我認知到是因為環境使然，大腦無法分清客廳與工作場所這兩個場域的作用，原本「客廳＝放鬆的區域」現在變成是「客廳＝放鬆的區域和工作的區域」，因此即使下班後，偶爾會不由自主地想打開工作電腦確認一些事情，無法完全的放鬆。我的改變方式是，仍然維持在客廳工作，一旦下班了，就把電腦收起來放到櫃中，讓自己看不見它，也就達到隱藏「提示」的作用。在《原子習慣》這本書裡有提到——如果可以，盡量避免把一個習慣的情境跟另一個習慣的情境混在一起，但是萬一家裡不夠大，無法有多餘的空間挪來做辦公用，我認為將「提示」（這裡指電腦）隱藏起來讓自己看不到，大腦就比較不會被刺激到，也就不會有「想打開電腦看看」的衝動。
透過以上六點的練習，來練成在家工作也能高效率吧！
這篇是TRINA’s TALK第一集的延伸文章，歡迎你在底下留言分享聽完的感想！ 😊
參考出處：
．詹姆斯．克利爾, 原子習慣：細微改變帶來巨大成就感的實證法則, 台北市：圓神出版社
•The One Thing. (n.d), Schedule your day around your energy for better results
