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居家上班|如何提升個人工作效率的六個訣竅

「居家上班」現今在歐美職場已經成了一種新趨勢,甚至是新常態。

這個概念相信大家不是第一次聽到,以往眾人對「在家工作」或「遠距工作」的印象是作為Freelancer才會碰到的事,一般來說,需要每天進辦公室的上班族不大可能會有這種「福利」,但是隨著時代演變和不可抗拒因素的影響(例如今年的新冠肺炎),我相信長期在家工作對世界各地的上班族來說,將不再是一個遙不可及的夢想。在英國邁入在家工作的第五個月,我整理出了六點幫助我從一個在家工作的新手變高手的訣竅。

◇ 創造「去上班」的儀式感

個人最喜歡的一個在家工作的優點是——不需要通勤!這點確實附帶了不少好處,既省錢又省時,但是反過來想,通勤的時間其實是一段很好的過渡期,可以讓自己脫離起床的昏睡感,將大腦開機並準備好進入工作狀態。省去這個環節後,在家工作的第一個需要建立起來的習慣就是,調整好自己的生理時鐘並建立起「上班」的儀式感。剛開始在家工作時,九點上班,我八點多才起床,迅速打理完自己吃個早餐就準備打開電腦,但是我的大腦其實還沒有完全準備好工作模式,時常要等到十點了我才覺得自己真正地清醒。觀察了自己的精神狀態起伏一陣子後,我調整了自己的生理時鐘,改成七點半起床,這之間我做的事情如下圖,透過這個儀式感的建立,九點時我就會有種「我準備好了」的感覺。

◇ 打造適合自己的工作空間

『辦公室』的存在有一個很大的意義是,讓員工能在企業特意打造的符合自己公司文化的環境內互相交流、成長,藉此達到培養企業向心力的目的。可以把辦公室想成是一個溫室,員工們是被栽培的植物,企業文化就像是溫室內的空氣和養分。如今,我們無法去辦公室工作,就必須在家中創造出一個適合自己工作的固定空間,最棒的一點是,在家就可以依照自己的喜好去妝點心目中的理想工作空間,而且這個工作空間最好是能在一個固定的點,才能讓習慣養成。推薦大家可以閱讀《原子習慣》這本書,裡面有談到一個觀點呼應我所提到的 ——習慣與圍繞著該行為的整個情境連結

不過,受限於每個人狀況不同,我認為工作空間是隨時可以調整的,一方面是依個人情況去調整,另一方面是偶爾換個環境能產生新鮮感,某種程度上能提昇工作效率。以前當我還需要進辦公室上班時,我也時常會帶著電腦去公共空間或是樓下的咖啡店坐個一、兩個小時,這就像是一攤水若永不流動,水就會日漸混濁,人也是一樣,日復一日都重複同樣的動作,腦袋就容易變得遲鈍。

◇ 依照「精力」去安排工作事項

傳統的按照時段安排待辦事項的方法,可能無法發揮你的最大工作效率。

假設今天工作上我有五件事情必須完成,以往的思維可能是安排9-10點做A事情,10點-12點做B事情,以此填鴨時段下去排完所有事情,但是這種方式並沒有考慮到事情的複雜度與個人精力起伏,因此萬一前面的事項沒有準時完成,就會打亂接下來的工作順序。這樣安排工作只是將一天的行程理想化,並沒有多大的實質參考性,後來我接觸到了這個觀念—— “Creating your work schedule based on your energy pattern”,才發現自己以前安排待辦事項的方式是沒有效率的。

學習這個方法的一開始,可以先從觀察自己一天的精神起伏做起,你會有思路特別清晰(high-clarity period)的時段,這通常也是你精力最好(high-enery period)、產能最高的時段,適合用來處理複雜的事情;你會有無法專注的時候,做什麼都覺得有點煩心(restless period),這時候就適合處理比較瑣碎的事項;你會有疲累的時候(low-energy period),可能是接近一天的尾聲或剛解決一件繁複的事情,這時候可以回回信、做比較不緊急重要的事情。

◇ 一個時間點,專注於「一件事」

在一個時間點上,只專注做一件事情,隔絕其他會讓自己分心的事物,就能提高工作效率。會讓自己分心的事物,除了手機外,電腦上的信件提示、訊息提示其實遠比你有意識到的惱人,每當我在處理報表時,如果看到、聽到信件跟訊息的提示,總是會忍不住將目光飄向提示窗,若是訊息跟自己有關,就會進而點開提示窗,如此下去,自己的工作流程就時常被打斷,也直接地影響到工作效率。後來,每當我需要專注於一件事時,就會將音量調成0,不再看信件提示窗,也不會讓自己在不同task之間轉換(一下子做A事,一下子做B事),將生產力(Productivity)的三元素:時間(time)、精力(energy)與注意力(attention)集中在一件事情上,避免自己的大腦接受過多的刺激而疲乏,進而達到精確完成事項。

Do one thing at a time.

Do one thing at a time, and do well.

◇ 訂立一天明確的目標並讓團隊知道

如何遠距離管理好一個團隊或下屬們,相信是很多管理者需要學習的一課,因為在家工作的「透明度」遠比不上在辦公室,對一個下屬而言,相對的也難以讓自己的主管知道自己一天究竟做了什麼。把自己一天將要做的事情主動告知同事和主管,不僅讓主管清楚自己的工作事項,也是一種變相強迫、督促自己的概念。以我個人為例,我們團隊每天早上9點半固定有個catch up,類似於早會,氣氛比較輕鬆,主要是用來了解目前整個團隊的所有專案進度、待辦事情和每個人需要做的事,透過這個會議,每個人會知道自己和他人手上的事情有哪些,正因為別人知道我的待辦事項,隔天也需要回報進度,自己就會努力達成今日目標。

如果你是個人工作者,建議可以列出三到五個大目標作為一天的待辦清單,並且寫在明顯的地方,不斷地提示自己。很重要的一點是,不需要給自己過大的壓力逼使自己非得完成所有事情,有時候難免會遇到不可控的因素導致進度停滯,如果已經嘗試過所有辦法仍無法讓進度推前,那就放寬心吧,將它放到未來的待辦清單。

◇ 該休息時就100%斷線

在家工作很常碰到的一個困擾是,在工作時間結束與私人生活開始之間沒有明確的分野。因為工作與居家生活沒有一條明確的界線,大腦的上班模式很難一下子就關掉,不像以往在辦公室,只要一下班就可以跟「上班環境」脫鉤,也完全不用理會工作上的事情。剛開始在家上班的前兩個禮拜,我是坐在客廳工作,明明工作量沒有劇增,卻覺得工作時數更長了,後來我認知到是因為環境使然,大腦無法分清客廳與工作場所這兩個場域的作用,原本「客廳=放鬆的區域」現在變成是「客廳=放鬆的區域和工作的區域」,因此即使下班後,偶爾會不由自主地想打開工作電腦確認一些事情,無法完全的放鬆。我的改變方式是,仍然維持在客廳工作,一旦下班了,就把電腦收起來放到櫃中,讓自己看不見它,也就達到隱藏「提示」的作用。在《原子習慣》這本書裡有提到——如果可以,盡量避免把一個習慣的情境跟另一個習慣的情境混在一起,但是萬一家裡不夠大,無法有多餘的空間挪來做辦公用,我認為將「提示」(這裡指電腦)隱藏起來讓自己看不到,大腦就比較不會被刺激到,也就不會有「想打開電腦看看」的衝動。

woman working on the sofa

透過以上六點的練習,來練成在家工作也能高效率吧!

這篇是TRINA’s TALK第一集的延伸文章,歡迎你在底下留言分享聽完的感想! 😊


參考出處:

.詹姆斯.克利爾, 原子習慣:細微改變帶來巨大成就感的實證法則, 台北市:圓神出版社

•The One Thing. (n.d), Schedule your day around your energy for better results